home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / DATABASE / VIDEO558.ZIP;1 / ORGANIZE.EXE / HOMECRFT.HLP < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-06-01  |  6.9 KB  |  153 lines
  1. ALPHABETICAL LISTINGS
  2.  
  3. First put the cursor on the line to be listed alphabetically.
  4. (Note: the line to be listed must have a sunburst symbol next to
  5. it.  This indicates that the information on this line is
  6. indexed.  Indexing is required for alphabetical listings.
  7.  
  8. Push ALT-R to display the Reports Menu.  Push the ENTER
  9. key to select where you wish to send the report.  (To
  10. your printer - CONTINUOUS or SINGLE - saved as an ASCII file -
  11. saved as a DBase III file - or only displayed on the monitor.
  12.  
  13. Use the left cursor key to move to the Search Menu.  Then
  14. select Alphabetical Listing.
  15. MAKE ENTRIES
  16.  
  17. When the software first boots up it will automatically be in the
  18. make new entries mode.   All you need do is type the new entry
  19. and then push F5 to save it.
  20.  
  21. If you are making several similar entries a copy feature is
  22. provided to save typing.  Enter the first item in the the
  23. series and save it by pushing F5.  When the new set of blank
  24. fields appears push F3 to repeat the information from then entry
  25. you just saved.
  26.  
  27. You can also copy any previous entry by pushing ALT-M and selecting
  28. Repeat Any Entry from the menu.
  29. EDITING ENTRIES
  30.  
  31. Any entry can be edited at any time.  To enter the edit mode push
  32. ALT-E.  When the menu appears the first selection will be
  33. highlighed and you only need to push ENTER and then type in the
  34. entry number you wish to edit.
  35.  
  36. You can also find the entry you want to edit by using the search
  37. feature.  When the entry you wish to change appears, make the
  38. needed changes and push F5 to save them.
  39.  
  40. You can delete an entry by using the edit screen to display that
  41. entry and then pushing F4.  If an entry is deleted, a ENTRY DELETED
  42. note will appear in the upper left corner of the screen.
  43. SEARCHES
  44.  
  45. To conduct a search first type in the information you want to find.
  46.  
  47. You can enter information on more than one line and the software
  48. will automatically cross reference it.  Then push ALT-R and select
  49. whether you want to print the report (the CONTINUOUS and SINGLE
  50. settings), look at entries on the monitor, or save the report using
  51. any one a several types of disk files.
  52.  
  53. Next go to the Search Menu and select either Sequential Search or
  54. Alphabetical Search.  If you select an alphabetical search there
  55. must be search criteria entered on at least one line marked by an
  56. sunburst symbol.
  57. THE INDEXES
  58. A computer index is just like an index in a book.  It provides a
  59. quick way for the computer to look up information and it also
  60. provides an alphabetical listing of that information.
  61.  
  62. When you set up a catalog format you can specify which lines of
  63. information you want indexed.  Indexes use space on your disk, so
  64. you only should index important information.  When a line has been
  65. selected to be indexed, a star-burst symbol will appear to the
  66. left of the line.
  67.  
  68. If you are conducting an alphabetical search or listing, and the
  69. results are not what you expected, try using the Rebuild Indexes
  70. function on the Utilities Menu.
  71. FILENAMES
  72.  
  73. You may create as many different databases and catalogs as you wish
  74. by assigning each one a separate filename.  Please note that
  75. filenames can be up to 8 characters long and may contain letters
  76. only.  Numbers and spaces may not be included in a filename.
  77.  
  78. If you are storing your data on a disk drive different than the one
  79. the program is on, include the letter designating the disk drive
  80. followed by a colon as the first two characters of a filename.  For
  81. example, to store data on your B drive you might use: B:DATAFILE
  82.  
  83.  
  84.  
  85. CREATING NEW CATALOG FORMATS
  86. To set up your catalog format - meaning to set up the titles of
  87. lines, which lines are on and to mark the lines to be indexed
  88. or totaled - select the Set Up Catalog Format on the Utilities Menu.
  89.  
  90. When the set-up screen appears it will be set for entering line names
  91. You may have up to 21 line names.  Type in line names for the lines
  92. you want to use.  (Note: lines do not need to have a name).
  93.  
  94. The F2 key is used to toggle between the line name mode, the line
  95. on/off mode and the indexing switch.  Push F2 once and you'll be in
  96. the mode that turns line on and off.  Put the cursor on the line to
  97. be toggled on or off and push the ENTER key to change its setting.
  98. PUSH F5 TO SAVE YOUR SETTINGS WHEN DONE.
  99.  
  100.  
  101. 200 ERROR Messages
  102. - This problem may be caused by fragmented files or the CONFIG.SYS
  103. "FILES" setting being too small.  Also try running RESET.
  104. - Overflow.  The result of a calculation is too large for the
  105. software to handle.  Most likely caused by a damaged file.  
  106. - Memory problem.  All memory and/or buffers are full.  Push ESC
  107. to clear memory and start over (also check for TSRs using memory).
  108. - Device timeout.  The software is trying to access a disk drive or
  109. printer that is not available (possibly not turned on).
  110. - This error can be caused by not having a FILES=20 (or greater) in
  111. your CONFIG.SYS file or by trying to print with the printer off.
  112. - Out of paper.  Please put more paper in your printer and put it
  113. back on line.
  114. - Bad file name.  This is most likely caused by entering an
  115. incorrect filename or by fragmented files on your disk.
  116. - Disk full.  There is no space available on this disk or there are
  117. more files than DOS can handle.
  118. - Bad file name.  The current filename is not a DOS filename.  This
  119. could be caused by a corrupt file.  Try defragmenting your disk.
  120. - Too many files.  DOS can not handle any more files on this floppy
  121. disk or hard disk directory.  You will need to erase or move some.
  122. - Device unavailable.  The drive or printer the software is trying
  123. to use is not available or is off line.
  124. - The disk is write protected.  Please remove the write protection.
  125. (DOS may also give this error with too many files on the disk).
  126. - Disk not ready.  Most likely cause is that there is no floppy
  127. disk in the specified disk drive.
  128. - Disk media error.  There is something wrong with the disk you are
  129. trying to use.
  130. - Unable to find a file.  The filename may be incorrect.  It may
  131. also be that the CONFIG.SYS "FILES" line is not set high enough.
  132. - Path not found.  The specified path can not be found on the
  133. specified disk drive.
  134. 1111
  135. Make entries,Edit,Search,Utilities,Reports,eXit,Help,Return
  136. Save <F5>,Select Number,List Entries,Copy Entries,,Exit Program,Making Entries,
  137. -,-,List Alphabetically,Import DBase File,,-,Editing,
  138. Copy Any Previous,Page Backward <F1>,-,-,,Shell To DOS,Searching,
  139. Copy Last <F3>,Page Forward <F2>,Sequential Search <F8>,ReIndex,,Backup Catalog,Alphabetizing, 
  140. -,-,Alphabetical Search <F6>,Sort [],-,,The Indexes,
  141. Erase Screen <F7>,Delete Entry <F4>,Find Deleted,Reserve Space,-,,Filenames, 
  142. -,Undelete Entry,Global Search,Eliminate Deleted,Set Up Report Format,,Catalog Format, 
  143. Make Entries,Remove Memo,-,-,Delete Format,,,
  144. ,-,Set Starting Point,Set Up Catalog Format,,,, 
  145. ,Save Changes <5>,,Set Up Macro,,,, 
  146. ,,-,Set Security Code,,,, 
  147. ,,-,Set Screen Colors,,,, 
  148. ,,Save Changes <F5>,-,,,, 
  149. ,,Search Again <F2>,Delete Catalog,,,, 
  150. ,,,Select Catalog Name,,,, 
  151.  
  152.  
  153.